この前まで資格勉強をしていて、大学院受験ぶりに手帳で予定管理をしていました。
それがとても良かったので仕事用にも手帳を使い始めました！
7月に入ってから猛然とやる気が出てきました…！
高橋のデスクダイアリー買った！
— りこ (@rikologu) 2024年7月7日
この前のロルバーンの手帳を資格勉強用に買ったのが良かったから、仕事でも手帳使って管理する！
ウィークリーやっぱりいいな。
時間ごとに管理しよう。#手帳 #ダイアリー https://t.co/E3wFnVLhPg pic.twitter.com/q7lgdCA7O6
仕事用手帳を使い始めた理由
タスクの漏れが多いから！
私は正直現状あまり仕事ができる方ではないのです…。
でもできるようになりたい！という気持ちはあります。
最近特に燃えてます。
資格勉強で手帳を改めて使ってみて、やっぱり手帳があると自分を管理できていいなと思いました。
- 先を見通してどんなタスクをいつまでにやらないといけないのか
- 今どの仕事が残ってしまっているのか
これらを把握、管理するために手帳を使っていきます。
また、自分の時間の無駄がどこにあるのか、同時に検証していきたいです
手帳の選び方
手帳は高橋書店の「2024年版デスクダイアリーカジュアル」を書いました。
ウィークリーにした理由
一覧で先の予定を確認できることが重要だと思ったのでデイリーではなく、ウィークリーにしました。
資格勉強ではタスクの種類が少なく、とりあえず目の前のことを進めればよかったけど、仕事では先の予定を見通して、マルチタスクで全部期限に間に合うように実行することが大切です。
そうなると1週間の予定全部のぱっと見で確認できるウィークリーが便利です。
（後に考えが変わりますが、それはまた別記事で…）
Lサイズにした理由
サイズはLサイズにしました。
もっと小さいサイズもありましたが、後で出てくるようにその日の時間ごとに何をしたか書くのにスペースが狭いと嫌だったからです。
A4よりは小さいのでノートやパソコンと一緒にカバンに常に入れて持ち歩いても邪魔になりません。
仕事用手帳の使い方
仕事用の手帳の使い方を説明します。
仕事で手帳を持つ理由はさっき述べたようにたくさんある仕事を漏れなく終わらせるため、時間の使い方を見直すためです。
マンスリーページ、ウィークリーページに何を書くか紹介します。
マンスリーページ
重要な会議の予定を書きます。
また、仕事の締め切りも枠内の該当する日付け部分に記録します。
しかし、重要なのは今月終わらせる必要があるタスクです。
モザイクが多くて分かりにくいですが、左端の日付枠外に横線しか引いていないスペースがあります。
そこに今月終わらせるタスクを記入します。
終わったものから取り消し線を引いて消していきます。
消すときにすっきりします！
（モザイクばっかりですみません🙇♀️）
ウィークリーページ
ウィークリーページも各日付の上のスペースに重要な会議を書いておきます。
今日行うタスクを下の欄に記入します。
できれば前日に記入しておきたいです。
終わったタスクはここも二重線で消し、終わらなかったタスクだけがその日の最後に残るようなイメージです。
終わらなかったタスクはその日のうちに別日のタスク欄に記入して忘れないようにします。
こうすることでタスクが漏れなく実行できます。
時間ごとの予定も記入します。
初めは資格勉強の時と同様に、事前に決めていた予定を時間ごとにその日の欄の左側に書き、実際に過ごした時間を右側に記入していました。
ただ、ウィークリーではスペースが足りず、書きにくいため、結局事前に決めた予定はoutlookに書いて、実際に過ごした予定を手帳に書く形式に落ち着きました。
時間ごとの予定を書いていくと、この仕事って簡単そうに思えるけど実は結構かかるな、という感度が育ってきます。
私は今、仕事用の手帳を書き始めて3週間ですが、自分が今までいかに無理な予定を立てていたか分かりました。
いつも定時過ぎてから、もうこんな時間なのに今日やろうとしたことが全然終わってない！と焦っていましたが、そもそも予定の時点でおかしかったのです。
そういえばあの仕事もやらなきゃ！と急に仕事を追加するのも悪手でした。
焦っていくつも取り掛かろうとするのではなく、今日重要なのはこの仕事で、ここまで終わらせるぞ、と優先順位をつけて着実に終わらせることが大切なんだと理解しました。
もし同じように頭の中がぐちゃぐちゃでいつもなかなか仕事が終わらない方がいたら、一度業務のやり方の見直しを含めて時間ごとに事前に決めた予定と実際に行った予定を記録、比較してみることをおすすめします。
まとめ
今回は先日の資格勉強に続き、仕事用手帳について紹介しました。
月ごと、日ごとに予定を書き出して期限とどれが終わっていないかパッと把握できるので手帳おすすめです。
自分の仕事にかかる所要時間の見直し含め、一度手帳使いに取り組んでみてはいかがでしょうか。
皆さんの手帳の使い方も教えていただけると嬉しいです。
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