最近仕事で手帳を使い始めて、タスク管理は当社比少しはましになりました👏
上手くなったというのは、あれやってなかった、終わってない！が減ったということです。
ちょっとできることが増えたと思ったら新たな問題が…
自戒をこめて今回の記事を書きました。
今の問題点
優先順位付けが下手。
重要じゃない仕事に何時間もかけ、重要な仕事にかける時間が少ない...
重要な仕事=自分の主業務、重要じゃない仕事＝雑用や突発的に入るイレギュラーなどです。
ふと思い立って一週間の中で重要な仕事をした時間を振り返ってみました。
少ない！！
びっくりです。
ずっとせかせか忙しくしてたので、すごく仕事している気になっていました。
でも、振り返ってみて、重要な仕事は全然してませんでした。
ミーティングでつけた優先順位のうち、7番や枠外ばかりやってて、1番が全然進んでない...
おかしいですよね。
目先の作業計画を立てるのは上手くなっても、計画そのものが間違っていました。
優先順位をつける
重要度の高い仕事を進める
今の問題点を踏まえて言うと、いい計画とは重要度の高い仕事が進むようになっている計画です。
自分が抱えている仕事に優先順位をつけ、仕事が生まれた時点でいつ実行するのか決めます。
先に予定表でブロックしておきましょう。
私はoutlook上で重要な予定だけ色を変更して目立たせています。
こうすると、あれ、今週重要な仕事を全然進めてない！とすぐに分かります。
重要な仕事の中には重要だけどあまりはっきりした締め切りがないものもあります。
後回しになりやすいケースでも、緊急性だけでなく、重要度を考えてなるべく重要な仕事を進めたいですね。
優先順位の低いものを素早く終わらせる
優先順位の高いものを完遂できる状態の場合のみ、その仕事より優先順位の低い仕事を入れます。
場合によっては、優先順位の低い仕事の締め切りを変更してもらうことも視野に入れましょう。
最近上司に言われたのは、「優先順位の低いものの日程をずらしてでも優先順位の高いものをやる必要があるよ。優先順位ってそういうことでしょ。」というセリフです。
そっか、私が今までつけていた優先順位はなんちゃって優先順位だったのかもしれない、と反省しました。
低いものを移動する覚悟がないといけないですね。
あまり重要でない仕事はうまく手を抜き、少ない労力で行うことも大切です。
重要でない資料を一生懸命作り込んでも成果に繋がりません。
これは自戒です。
細かいところが気になってどうでもいいところを作り込んでしまうことが何度もありました。
また、勝手に自分でこのくらいのクオリティを求められているはずだ、
と思い込んで、エクセルデータを共有するだけでいいはずがパワーポイントでちゃんと資料を作ってしまったこともあります。
最終的なアウトプットのイメージは擦り合わせないといけませんね。
重要でない仕事は最小限の労力で済ませ、重要な仕事に注力しましょう。
まとめ
優先順位をつけて、優先順位の高い仕事を行う。
重要な仕事が進んでいなかったら、全く評価されないということに最近ようやく気づきました。
求められていることが何か考えなければいけませんね。
まだまだ難しいですが、色々考えながら頑張ります！
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